Zagraniczne składki społeczne — kiedy można je odliczyć w polskim PIT?

Składki społeczne potrącone z zagranicznego wynagrodzenia mogą obniżyć dochód do opodatkowania w Polsce, ale samo potwierdzenie ich zapłaty nie wystarczy. Znaczenie mają kraj ubezpieczenia, obowiązkowy charakter składek oraz sposób rozliczenia dochodu. Szczególnie ważne są dwa ograniczenia: zakaz ponownego odliczenia składek uwzględnionych za granicą oraz wyłączenie składek związanych z dochodem zwolnionym w Polsce na podstawie umowy podatkowej.

Jakie zagraniczne składki społeczne można odliczyć?

Odliczenie zagranicznych składek społecznych przewiduje art. 26 ust. 1 pkt 2a ustawy o PIT. Dotyczy ono składek na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne, opłaconych zgodnie z przepisami:

• innego niż Polska państwa Unii Europejskiej;
• państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego — poza UE są to Norwegia, Islandia i Liechtenstein;
• Szwajcarii.

Zgodnie z zasadami odliczania składek społecznych opisanymi przez Ministerstwo Finansów wydatek musi zostać poniesiony w rozliczanym roku z własnych środków podatnika. Może dotyczyć jego ubezpieczenia lub ubezpieczenia osób z nim współpracujących, w rozumieniu właściwych przepisów.

Dodatkowym warunkiem jest istnienie podstawy prawnej pozwalającej polskiemu organowi podatkowemu uzyskać informacje od administracji państwa, w którym opłacano składki. Może ona wynikać z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innej ratyfikowanej umowy międzynarodowej.

Obowiązkowe ubezpieczenie i własny wydatek

Dobrowolna polisa czy dodatkowy prywatny program emerytalny nie stają się składką podlegającą temu odliczeniu tylko dlatego, że zagraniczny pracodawca potrąca wpłatę z pensji. Trzeba ustalić charakter danego ubezpieczenia.

Pracownik powinien również oddzielić składki finansowane ze swojego wynagrodzenia od części pokrywanej przez pracodawcę z jego środków. Odliczenie dotyczy wydatku poniesionego przez podatnika.

Składki społeczne trzeba rozdzielić od zdrowotnych. Zagraniczne zestawienia płacowe mogą ujmować je obok siebie, natomiast w polskim PIT obowiązują dla nich odrębne zasady.

Składki rozliczone za granicą — kiedy odliczenie odpada?

Nie można odliczyć w Polsce składek, które zostały już odliczone od dochodu, przychodu albo podatku w innym państwie UE, EOG lub w Szwajcarii.

Takie uwzględnienie składek może następować już przy obliczaniu zagranicznych zaliczek. Brak osobnego wniosku o ulgę nie oznacza więc, że składki pozostają dostępne do odliczenia w Polsce.

Jednocześnie samo potrącenie składki z wynagrodzenia nie dowodzi jeszcze jej podatkowego odliczenia za granicą. Należy sprawdzić sposób obliczenia tamtejszej podstawy opodatkowania i podatku.

Przykład: podatnik zapłacił obowiązkowe składki w państwie UE, a ich pełna kwota obniżyła dochód w zagranicznym rozliczeniu podatkowym. Nie może ponownie odliczyć tej kwoty w polskim zeznaniu, nawet jeżeli zagraniczna pensja podlega również opodatkowaniu w Polsce.

Składki nie mogą też zostać ponownie rozliczone w innym polskim zeznaniu ani odliczone po wcześniejszym zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Wyłączenie obejmuje również kwoty zwrócone podatnikowi.

Składki związane z dochodem zwolnionym z podatku

Przy ocenie zagranicznych składek kluczowe jest ustalenie, jak w Polsce traktowany jest dochód stanowiący podstawę ich wymiaru.

Metoda wyłączenia z progresją

Jeżeli zagraniczny dochód jest zwolniony w Polsce na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, składek naliczonych od tego dochodu nie można odliczyć w polskim PIT.

Dotyczy to również sytuacji, w której dochód zagraniczny wpływa na stopę procentową podatku od polskich dochodów. Uwzględnienie go przy obliczaniu progresji nie usuwa zwolnienia.

Przykład: podatnik osiąga dochody w Polsce oraz wynagrodzenie za pracę w Niemczech, objęte metodą wyłączenia z progresją. Składki zapłacone do niemieckiego systemu od tego wynagrodzenia nie pomniejszą jego dochodu opodatkowanego w Polsce.

Metoda proporcjonalnego odliczenia

Przy tej metodzie zagraniczny dochód podlega opodatkowaniu również w Polsce. Odliczenie składek może zatem być możliwe, ale nadal wymaga spełnienia pozostałych warunków — zwłaszcza braku ich wcześniejszego odliczenia za granicą.

Oddzielnie trzeba sprawdzić składki przypadające na przychody objęte zwolnieniami ustawowymi, np. ulgą dla młodych lub ulgą na powrót. Nie należy automatycznie odliczać całej kwoty wykazanej na zagranicznym zaświadczeniu, jeżeli część podstawy składek korzysta ze zwolnienia.

Jak udokumentować wysokość składek?

Dokumentacja powinna pozwalać ustalić kwotę rzeczywiście poniesionego wydatku, jego datę i charakter. W zależności od zagranicznego systemu przydatne będą:

• miesięczne paski płacowe z wyszczególnieniem potrąceń;
• roczne zestawienie od pracodawcy;
• zaświadczenie zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej;
• potwierdzenia przelewów lub wyciągi bankowe, jeśli składki opłacano samodzielnie;
• zagraniczne zeznanie podatkowe i rozliczenie administracji skarbowej, pomagające ustalić, czy składki zostały tam odliczone.

Samo zestawienie roczne może wymagać uzupełnienia, jeżeli łączy składki społeczne ze zdrowotnymi albo część pracownika z częścią pracodawcy. Warto wtedy poprosić wystawcę o rozbicie kwot.

Praktycznym rozwiązaniem jest przygotowanie własnej tabeli: data zapłaty, rodzaj składki, kwota w walucie, dokument źródłowy i sposób uwzględnienia za granicą. Ułatwia to zarówno wypełnienie PIT, jak i późniejsze wyjaśnienie obliczeń.

Jak przeliczyć składki na złote?

Składki w walucie obcej przelicza się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia wydatku. Przy płatnościach w różnych terminach trzeba zastosować odpowiednie kursy dla poszczególnych wydatków.

Nie należy przeliczać całej rocznej sumy jednym kursem z końca roku. Roczne zaświadczenie potwierdzające wyłącznie łączną kwotę może więc wymagać uzupełnienia o dane dotyczące poszczególnych płatności.

Gdzie wykazać odliczenie w polskim PIT?

Przy rozliczaniu zagranicznego wynagrodzenia podlegającego wykazaniu w Polsce najczęściej właściwy będzie PIT-36 z załącznikiem PIT/ZG. Składki podlegające odliczeniu ujmuje się w odpowiedniej części zeznania dotyczącej składek społecznych.

Odliczenie zmniejsza dochód do opodatkowania. Wpisanie 6000 zł składek nie oznacza więc zmniejszenia podatku o 6000 zł. Kwota możliwa do odliczenia jest ograniczona dostępnym dochodem; niewykorzystanej części nie przenosi się na kolejne lata.

Przed wpisaniem składek do kalkulatora przygotuj ich kwotę po wyłączeniu części już odliczonej za granicą, zwróconej lub związanej z dochodem zwolnionym. Dopiero tak ustalona i przeliczona wartość pozwala prawidłowo ocenić wpływ zagranicznych składek społecznych na PIT.