Praca zdalna z Polski dla zagranicznego pracodawcy — kto rozlicza zaliczki na PIT?
Zagraniczna firma może wypłacać pensję w euro, a obowiązek obliczenia polskiego podatku pozostawić pracownikowi. Jeśli mieszkasz w Polsce i stąd wykonujesz obowiązki na podstawie umowy o pracę, wynagrodzenie co do zasady podlega polskiemu PIT. To, kto rozlicza zaliczki, zależy przede wszystkim od tego, czy pracodawca ma w Polsce obowiązki płatnika. Warto ustalić to przed pierwszą wypłatą — samo rozliczenie roczne może nie wystarczyć.
Miejsce wykonywania pracy ma znaczenie dla podatku
Przy opodatkowaniu wynagrodzenia za pracę najemną istotne jest miejsce, w którym pracownik faktycznie wykonuje obowiązki. Siedziba firmy, waluta pensji, lokalizacja rachunku bankowego czy zagraniczne prawo wskazane w umowie nie rozstrzygają samodzielnie, gdzie należy zapłacić podatek.
Jeżeli pracujesz z mieszkania w Poznaniu dla niemieckiej spółki, wykonujesz pracę w Polsce. Uczestnictwo w spotkaniach przez internet i obsługiwanie zagranicznych klientów nie przenoszą miejsca wykonywania pracy do Niemiec.
Praca zdalna dla zagranicznego pracodawcy nie oznacza więc automatycznie uzyskiwania dochodu z pracy wykonywanej za granicą. To rozróżnienie wpływa na zaliczki, możliwość stosowania metod unikania podwójnego opodatkowania i rozliczenie roczne.
Najpierw ustal rezydencję podatkową
Polski rezydent podatkowy zasadniczo rozlicza w Polsce całość dochodów, z uwzględnieniem właściwych umów międzynarodowych. Według polskiej ustawy rezydencja może wynikać z posiadania tutaj ośrodka interesów życiowych albo przebywania w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Nie trzeba zatem czekać na przekroczenie 183 dni, aby powstały polskie obowiązki podatkowe. Jeżeli dwa państwa uznają tę samą osobę za swojego rezydenta, trzeba zastosować reguły rozstrzygające z odpowiedniej umowy.
Dalsze zasady dotyczą przede wszystkim polskiego rezydenta wykonującego pracę z Polski. Osoba mieszkająca podatkowo za granicą, która przyjeżdża tutaj tylko czasowo, wymaga odrębnej oceny.
Kto rozlicza zaliczki: pracodawca czy pracownik?
W typowym zatrudnieniu przez polskiego pracodawcę zaliczkę oblicza, potrąca i wpłaca pracodawca jako płatnik. Podobnie może wyglądać rozliczenie zatrudnienia obsługiwanego przez polski oddział zagranicznej firmy, jeżeli to na nim ciążą obowiązki płatnika.
Inaczej jest zwykle przy bezpośredniej umowie z zagranicznym pracodawcą, który nie ma w Polsce siedziby ani zakładu. Jeżeli wynagrodzenie otrzymujesz bez pośrednictwa polskiego płatnika, samodzielnie obliczasz i wpłacasz należne zaliczki. Obowiązek wynika z przepisów, więc urząd skarbowy nie musi wcześniej wysyłać wezwania.
Ministerstwo Finansów potwierdza tę zasadę w instrukcji rozliczenia PIT-36, w części dotyczącej samodzielnie opłacanych zaliczek.
Przed rozpoczęciem zatrudnienia ustal z firmą:
- kto jest formalnym pracodawcą wskazanym w umowie;
- czy istnieje polska jednostka odpowiedzialna za pobór PIT;
- czy potrącenia na pasku wynagrodzenia dotyczą polskiego podatku;
- jakie zestawienia wypłat i potrąceń będziesz otrzymywać.
Samo korzystanie przez firmę z polskiego biura księgowego nie przesądza, kto jest płatnikiem. Również rejestracja do rozliczania składek ZUS nie rozstrzyga automatycznie obowiązków w PIT.
W jakich terminach wpłaca się zaliczki?
Jeżeli samodzielnie rozliczasz zaliczki na PIT od zagranicznego wynagrodzenia na podstawie art. 44 ust. 1a ustawy o PIT, obowiązują następujące terminy:
| Miesiąc uzyskania dochodu | Termin wpłaty |
|---|---|
| Od stycznia do listopada | Do 20. dnia następnego miesiąca |
| Grudzień | Do upływu terminu złożenia zeznania rocznego, zasadniczo do 30 kwietnia następnego roku |
Jeśli ostatni dzień terminu przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na następny dzień po dniach wolnych.
Liczy się miesiąc otrzymania wynagrodzenia lub postawienia go do dyspozycji. Pensja za styczeń wypłacona w lutym jest zasadniczo przychodem lutego, a zaliczkę od niej wpłacasz do 20 marca.
Wpłat dokonujesz na swój mikrorachunek podatkowy. Przy zwykłym miesięcznym rozliczaniu tych dochodów nie składasz osobnej deklaracji zaliczkowej. Zachowujesz jednak obliczenia i potwierdzenia przelewów.
Jak obliczyć zaliczkę od zagranicznej pensji?
Ustal przychód i przelicz walutę
Punktem wyjścia jest przychód ze stosunku pracy, obejmujący wynagrodzenie oraz inne podlegające opodatkowaniu świadczenia. Kwota netto, która wpłynęła na konto po zagranicznych potrąceniach, nie musi odpowiadać polskiemu przychodowi podatkowemu.
Wynagrodzenie wyrażone w walucie obcej przeliczasz według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Nie stosujesz automatycznie kursu banku ani kursu z dnia podpisania umowy.
Przy kilku wypłatach w miesiącu poszczególne przychody mogą wymagać różnych kursów.
Uwzględnij koszty, składki i zwolnienia
Przychód pomniejszasz o przysługujące miesięczne koszty uzyskania przychodów. Standardowe koszty pracownicze wynoszą 250 zł miesięcznie, a przy spełnieniu ustawowych warunków koszty podwyższone wynoszą 300 zł. Sama praca zdalna nie wyklucza kosztów podwyższonych.
Możesz także uwzględnić zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, jeżeli podlegają odliczeniu zgodnie z polskimi przepisami. Zagraniczne potrącenia trzeba sprawdzić pod kątem ich rodzaju i warunków odliczenia. Składka zdrowotna przy etacie co do zasady nie podlega odliczeniu od dochodu ani podatku.
Osobnej oceny wymagają przychody objęte zwolnieniami, na przykład ulgą dla młodych. Nie oblicza się podatku od kwot prawidłowo objętych zwolnieniem.
Zastosuj stawkę i kwotę zmniejszającą podatek
Przy samodzielnym obliczaniu zaliczek z tego tytułu zasadniczo stosujesz 12% miesięcznego dochodu. Możesz wybrać wyższą stawkę ze skali, czyli 32%.
Zaliczkę można pomniejszyć maksymalnie o 300 zł miesięcznie, z uwzględnieniem zasad korzystania z kwoty zmniejszającej podatek. Jeżeli korzystasz z niej również przy innym zatrudnieniu lub świadczeniu, trzeba skoordynować pomniejszenia. Łącznie nie mogą przekraczać miesięcznego limitu.
Przykładowo, jeśli miesięczny dochód po dopuszczalnych odliczeniach wynosi 10 000 zł, podatek według stawki 12% wynosi 1200 zł. Przy prawie do pełnego pomniejszenia o 300 zł zaliczka wyniesie 900 zł.
Stosowanie 12% przez cały rok może oznaczać dopłatę w zeznaniu. W rozliczeniu rocznym nadwyżka podstawy opodatkowania ponad 120 000 zł podlega stawce 32%, a dochody opodatkowane skalą sumuje się.
Jakie dane przygotować do obliczeń?
Najwygodniej prowadzić miesięczne zestawienie zawierające:
- kwoty brutto wynagrodzeń, premii i pozostałych świadczeń;
- daty otrzymania wypłat oraz zastosowane kursy NBP;
- koszty uzyskania przychodów;
- składki społeczne, daty ich zapłaty i dokumenty potwierdzające prawo do odliczenia;
- informacje o zwolnieniach oraz wykorzystaniu kwoty zmniejszającej podatek;
- kwoty należnych i wpłaconych zaliczek;
- dni wykonywania pracy w Polsce i poza Polską, jeżeli podróżujesz służbowo.
Kalkulator pomoże wykonać działania, ale potrzebuje właściwych danych wejściowych. Szczególnie istotne jest rozróżnienie kwoty brutto od przelewu netto oraz pracy wykonywanej w Polsce od pracy faktycznie wykonywanej za granicą.
Co zrobić, jeśli firma potrąca podatek za granicą?
Zagraniczne potrącenie nie zwalnia automatycznie z polskich zaliczek. Trzeba ustalić, czy drugie państwo miało prawo opodatkować wynagrodzenie zgodnie z właściwą umową.
Przy pracy wykonywanej wyłącznie z Polski przez polskiego rezydenta wynagrodzenie najczęściej podlega opodatkowaniu tylko tutaj. Podatek pobrany za granicą bez podstawy traktatowej może wymagać odzyskania w tamtym państwie. Nie należy automatycznie odejmować go od polskiego PIT.
Jeśli część obowiązków wykonujesz podczas pobytów zagranicznych, potrzebny może być podział wynagrodzenia według miejsca pracy i zastosowanie odpowiedniej metody unikania podwójnego opodatkowania.
Jak rozliczyć wynagrodzenie po zakończeniu roku?
Dochody z etatu rozliczane samodzielnie bez pośrednictwa płatnika wykazujesz zasadniczo w PIT-36, wraz z należnymi zaliczkami. Jeżeli masz również polski etat rozliczany przez pracodawcę, odpowiednie dochody opodatkowane skalą uwzględniasz w tym samym zeznaniu.
Zagraniczny pracodawca bez polskich obowiązków płatnika zwykle nie wystawi polskiego PIT-11. Do rozliczenia wykorzystasz własne zestawienia, dokumenty płacowe i potwierdzenia wypłat.
Sam fakt otrzymywania pensji od zagranicznej firmy nie powoduje obowiązku dołączenia PIT/ZG, jeżeli cała praca była wykonywana w Polsce. Przed wysłaniem zeznania sprawdź więc miejsce wykonywania obowiązków, kompletność przychodów oraz zgodność wykazanych zaliczek z miesięcznymi obliczeniami.